Si gana dinero mediante trabajo independiente, un negocio adicional, trabajo por encargo o un negocio de propietario único, el Schedule C puede formar parte de su declaración federal de impuestos sobre los ingresos.

El formulario reúne en un solo lugar los ingresos de su negocio y los gastos deducibles. El resultado es la ganancia o pérdida neta de su negocio, que luego se incorpora al resto de su declaración individual.

Qué es el Schedule C

El Schedule C (Form 1040), Profit or Loss From Business (Sole Proprietorship) (Ganancias o pérdidas del negocio [negocio de propietario único]) es el formulario del IRS que se usa para declarar ingresos o pérdidas de un negocio que usted operó o de una profesión que ejerció como propietario único.

El Schedule C se adjunta al Form 1040. No es una declaración de impuestos separada para el negocio. Si es dueño de más de un negocio de propietario único, por lo general presenta un Schedule C por separado para cada negocio.

Por lo general, el IRS considera que una actividad es un negocio cuando usted la realiza para obtener ingresos o ganancias y la lleva a cabo con continuidad y regularidad. Una actividad ocasional sin fines de lucro puede recibir un tratamiento diferente.

¿Quién suele presentar el Schedule C?

El Schedule C se aplica comúnmente a:

  • Propietarios únicos
  • Trabajadores independientes y contratistas independientes
  • Trabajadores por encargo
  • Personas que operan un negocio a tiempo parcial con fines de lucro
  • Dueños de LLC de un solo miembro tratadas como entidades no consideradas separadas para fines del impuesto federal sobre los ingresos

Un negocio puede ser pequeño y aun así corresponder al Schedule C. No necesita empleados, un local comercial ni un nombre comercial formal.

Las letras “LLC” no determinan por sí solas el formulario tributario. Por lo general, una LLC de un solo miembro no se considera una entidad separada para fines del impuesto federal sobre los ingresos, a menos que elija el tratamiento como corporación. Las sociedades colectivas, las LLC de varios miembros, las corporaciones S y las corporaciones C generalmente presentan declaraciones diferentes.

Para ver más de cerca los requisitos de presentación, lea ¿Necesito presentar el Schedule C?.

¿Qué se incluye en el Schedule C?

El Schedule C tiene cinco partes, además de un encabezado que identifica al negocio.

Parte I: Ingresos

La Parte I declara los ingresos brutos o las ventas y otros ingresos del negocio conforme al método contable que usa el negocio, como el método de efectivo o el método de acumulación. Declare los ingresos del negocio incluso si un cliente o una plataforma de pagos no le envió un Form 1099.

Las devoluciones y descuentos y, cuando corresponda, el costo de los bienes vendidos se incluyen en el cálculo del ingreso bruto.

Parte II: Gastos

La Parte II declara los gastos deducibles del negocio. Las categorías comunes incluyen:

  • Publicidad
  • Gastos de automóviles y camiones
  • Mano de obra contratada
  • Seguros
  • Servicios legales y profesionales
  • Gastos y suministros de oficina
  • Costos de alquiler o arrendamiento
  • Reparaciones y mantenimiento
  • Viajes y comidas deducibles
  • Servicios públicos

Por lo general, un gasto del negocio debe ser ordinario y necesario. Los gastos personales no son deducibles, y los costos de uso mixto deben dividirse entre la parte correspondiente al negocio y la parte personal.

Consulte Categorías de gastos del Schedule C: lista completa línea por línea para obtener una explicación detallada de las líneas de gastos.

Parte III: Costo de los bienes vendidos

La Parte III se aplica cuando un negocio fabrica o compra productos para vender y necesita calcular el costo de los bienes vendidos. Puede incluir inventario, compras, mano de obra, materiales y otros costos de producción.

Muchos negocios de servicios no completan esta parte.

Parte IV: Información sobre vehículos

Si reclama gastos de automóvil o camión, declara la información requerida del vehículo en la Parte IV o en el Form 4562, Parte V. Según las instrucciones actuales del IRS, complete la Parte IV cuando use la tarifa estándar por milla, arriende el vehículo o el vehículo esté completamente depreciado, siempre que no esté obligado a presentar el Form 4562 por otro motivo. Los registros de millaje y otros documentos de respaldo son importantes porque el IRS puede exigir pruebas del uso para el negocio.

Parte V: Otros gastos

La Parte V detalla los gastos ordinarios y necesarios del negocio que no corresponden a una de las categorías nombradas en la Parte II. El total se transfiere nuevamente a la Parte II.

Cómo calcula el Schedule C la ganancia o pérdida

El cálculo básico es:

Ingresos del negocio - gastos deducibles del negocio = ganancia o pérdida neta

Supongamos que un diseñador independiente recibe $60,000 durante el año y tiene $18,000 en gastos deducibles del negocio. La ganancia neta del Schedule C sería de $42,000 antes de considerar otros elementos de la declaración de impuestos.

Por lo general, una ganancia neta pasa a formar parte de los ingresos declarados en el Form 1040. Una pérdida del negocio puede reducir el ingreso bruto, pero pueden aplicarse límites según los hechos.

Cómo se relaciona el Schedule C con el Schedule SE

El Schedule C y el Schedule SE cumplen funciones diferentes:

  • El Schedule C calcula la ganancia o pérdida neta del negocio.
  • El Schedule SE calcula los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre las ganancias netas del trabajo por cuenta propia.

Si el total de sus ganancias netas del trabajo por cuenta propia de todos sus negocios es de $400 o más, por lo general debe presentar una declaración de impuestos sobre los ingresos y usar el Schedule SE. Si es inferior a $400, otro requisito de presentación aún podría exigir una declaración, y la actividad del negocio debe declararse correctamente de todos modos.

Lea Schedule C vs. Schedule SE para obtener una explicación más completa de cómo funcionan juntos los formularios.

El Schedule C no es un Form 1099

Un Form 1099 es una declaración informativa preparada por un pagador o procesador de pagos. El Schedule C es el formulario que usted presenta para declarar los resultados completos de su negocio.

Los ingresos de su Schedule C no se limitan a las cantidades que aparecen en los Forms 1099. El efectivo, los cheques, los pagos con tarjeta, las transferencias bancarias y otros ingresos del negocio pueden estar sujetos a impuestos incluso cuando no se haya emitido una declaración informativa. Al mismo tiempo, los Forms 1099 que se superponen pueden informar el mismo pago más de una vez, por lo que debe conciliarlos con sus propios libros contables.

Nuestra guía sobre el 1099 vs. el Schedule C explica cómo evitar omitir ingresos o contarlos dos veces.

¿Qué registros debe conservar?

En la mayoría de los casos, el IRS no exige un sistema contable específico. Sus registros deben mostrar claramente sus ingresos y gastos y respaldar las cantidades declaradas en su declaración.

Los registros útiles pueden incluir:

  • Facturas, informes de ventas y Forms 1099
  • Recibos y comprobantes de pago de gastos
  • Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito
  • Registros de millaje y del vehículo
  • Registros de inventario y costos
  • Documentos de compra de activos
  • Notas que muestren el propósito comercial de viajes, comidas y otros gastos

Un estado de cuenta bancario puede mostrar que se realizó un pago, pero quizá no demuestre qué compró ni por qué se trató de un gasto del negocio. Conserve los documentos de respaldo necesarios para explicar cada deducción.

¿Cuándo se presenta el Schedule C?

El Schedule C se presenta con su Form 1040 anual correspondiente al mismo año tributario. Por lo general, se rige por el plazo de la declaración individual de impuestos sobre los ingresos, incluida una prórroga si recibe una.

Las personas que trabajan por cuenta propia también podrían tener que realizar pagos de impuestos estimados durante el año porque, por lo general, los clientes no retienen impuestos sobre los ingresos ni impuestos sobre el trabajo por cuenta propia de sus pagos.

Convierta sus registros en un resumen listo para los impuestos

El Schedule C es más fácil de preparar cuando los ingresos y gastos se mantienen organizados durante todo el año. Simple-C ayuda a clasificar las transacciones según la línea del Schedule C para que pueda revisar sus totales, detectar registros faltantes y preparar un desglose claro para usted o su profesional de impuestos.

¿Está listo para completar el formulario? Lea Cómo llenar el Schedule C.

Este artículo proporciona información general, no asesoría tributaria. Las clasificaciones de negocios, las deducciones, las limitaciones de pérdidas y los requisitos de presentación dependen de sus hechos. Use los formularios e instrucciones del IRS correspondientes al año tributario que está declarando y consulte con un profesional de impuestos calificado cuando sea necesario.

Fuentes