El 4 de septiembre de 2026, el IRS emitió el comunicado IR-2026-105, en el que recomendó a los trabajadores y empleadores revisar sus responsabilidades relacionadas con la retención y los impuestos sobre la nómina antes de la Semana Nacional de la Nómina, que se celebra del 7 al 11 de septiembre.
Los trabajadores pueden revisar su retención
Por lo general, a los empleados se les retiene el impuesto federal sobre los ingresos de cada cheque de pago según sus ingresos y la información del Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado. El IRS recomienda revisar la retención después de cambios importantes en la vida o los ingresos, como comenzar o dejar un empleo, tener varios empleos, casarse, divorciarse, tener un hijo o experimentar un cambio considerable en los ingresos.
El Estimador de Retención de Impuestos del IRS puede ayudar a un empleado a evaluar si se le podría estar reteniendo demasiado o muy poco impuesto federal sobre los ingresos. Si corresponde hacer un ajuste, el empleado puede usar los resultados del estimador como ayuda para completar un nuevo Formulario W-4 y entregárselo al empleador, no al IRS.
Los empleadores deben mantener al día los impuestos sobre la nómina
Por lo general, los empleadores siguen siendo responsables de retener, declarar y depositar los impuestos sobre la nómina cuando externalizan el procesamiento de la nómina, aunque la responsabilidad puede variar en ciertos acuerdos con terceros. Los profesionales de nómina pueden ayudar a los empleadores a cumplir estas obligaciones. El IRS destacó varias responsabilidades recurrentes:
- Retener los impuestos federales sobre los ingresos, del Seguro Social y de Medicare que correspondan de los salarios de los empleados
- Hacer depósitos de impuestos federales mediante transferencia electrónica de fondos utilizando un método disponible
- Presentar a tiempo las declaraciones de impuestos sobre la nómina correspondientes
- Conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años
- Proteger los sistemas de nómina y verificar los cambios en la información de depósito directo o de los empleados mediante un canal de confianza
Los formularios, el calendario de depósitos y las opciones de pago aplicables dependen de las circunstancias del empleador. La Publicación 15 explica las responsabilidades federales generales relacionadas con los impuestos sobre la nómina, mientras que la Publicación 15-T proporciona métodos y tablas de retención.
Proteja el acceso y los datos de la nómina
El IRS recomienda limitar el acceso a los sistemas de nómina, utilizar autenticación multifactor y mantenerse alerta ante el phishing y el robo de credenciales. Las solicitudes para cambiar los datos de los empleados o las instrucciones de depósito directo deben verificarse mediante un canal de confianza, en lugar de aceptarse únicamente a partir de un mensaje inesperado.
Los usuarios elegibles pueden disponer de opciones de pago electrónico que incluyen EFTPS, Pago Directo del IRS para negocios o la Cuenta Tributaria para Negocios. Los negocios deben confirmar que un servicio admite su tipo de impuesto y transacción antes de depender de él.
Por qué es importante para quienes presentan el Anexo C
Quien presenta el Anexo C y no tiene empleados generalmente se ocupa de los impuestos estimados sobre los ingresos y del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, en lugar de la retención a empleados. Cuando un negocio contrata empleados, pueden corresponder obligaciones federales separadas relacionadas con los impuestos sobre la nómina, la presentación de declaraciones, los depósitos y el mantenimiento de registros. La retención personal de otro empleo y los registros de nómina del negocio deben permanecer clasificados correctamente.
Simple-C ayuda a quienes presentan el Anexo C a mantener organizados los ingresos y gastos de su negocio, mientras que los registros de nómina y el cumplimiento de los impuestos sobre la nómina requieren sus propios procesos oportunos cuando el negocio tiene empleados.
Este artículo proporciona información general, no asesoría tributaria. Los requisitos de retención y de impuestos sobre la nómina dependen de las circunstancias y de la legislación vigente. Confirme los detalles correspondientes en IRS.gov.